Data Protection Complaints

If you believe we are processing your personal data unlawfully, you have the right to complain to us directly.

1. How to complain

Four channels:

• Online form: use the form at the bottom of this page
• Email: data-protection-complaints@wswglobal.co.uk
• Post: WSW FUTURE LTD, FAO Data Protection Lead, 21 Bloomhill Close, Doncaster, DN8 4PD, United Kingdom
• Social media: message our official social media accounts (LinkedIn / Facebook / Instagram) — we will route your message to our Data Protection Lead

Please include:

• Your name
• Email or postal address
• Which WSW entity (Properties / Future / Gemini / Holding)
• Date of incident
• What happened
• What outcome you seek

2. What happens next

1. Acknowledgement within 30 days — confirmation email with reference number (day zero = day after receipt; UK weekends and bank holidays extend the deadline to the next working day)
2. Investigation — typically 4 weeks; complex matters up to 12 weeks (we will inform you of any extension)
3. Substantive response — in plain English, with reasoning
4. Your rights after response:
   • You may complain to the Information Commissioner's Office (ICO) in the UK: https://ico.org.uk/make-a-complaint/
   • If you are a Polish resident or resident of another EU member state, you may also complain to the Polish Data Protection Authority (UODO): https://uodo.gov.pl/en (Brexit ended the “One-Stop-Shop” — you may choose UK or EU authority)
   • You may seek judicial remedy under DPA 2018 s.167 or Article 82 UK GDPR

3. Use of artificial intelligence in complaints handling

We use artificial intelligence (AI) tools to classify complaints and to prepare initial draft responses. All final decisions on complaint outcomes are made by qualified human reviewers with full authority to alter or override AI suggestions.

Your rights regarding AI processing:

• Right to human-only handling (our voluntary safeguard): You may request at any time that your complaint be handled by humans only, without AI involvement. This is our voluntary safeguard beyond statutory requirements.
• Right to meaningful human review of decisions (Article 22C UK GDPR — statutory): Separately from the above, where a decision on your complaint has a significant effect on you (e.g. refusal to erase data, rejection of a request), you have a statutory right to obtain meaningful human review of that decision — irrespective of whether our procedure uses AI. This right arises under Article 22C UK GDPR.

4. Statutory basis

This procedure satisfies our duty under Data Protection Act 2018 s.164A (inserted by Data (Use and Access) Act 2025 s.103), in force from 19 June 2026.

5. Privacy of the complaints process

Complaint data is held in a separate register for 6 years from case closure. We do not use it for other purposes.

Last updated: 12 June 2026

Data controller: WSW FUTURE LTD (company no. 10385768). Data protection complaints are handled centrally for the WSW group by WSW Global Ltd.

---

Procedura skargi dotyczącej ochrony danych osobowych

Jeśli uważasz, że Twoje dane osobowe są przez nas przetwarzane niezgodnie z prawem, masz prawo złożyć skargę bezpośrednio do nas.

1. Jak złożyć skargę

Możesz skontaktować się z nami czterema kanałami:

• Formularz online: formularz na dole tej podstrony
• Email: data-protection-complaints@wswglobal.co.uk
• Poczta: WSW FUTURE LTD, FAO Data Protection Lead, 21 Bloomhill Close, Doncaster, DN8 4PD, United Kingdom
• Media społecznościowe: wiadomość do naszych oficjalnych kont (LinkedIn / Facebook / Instagram) — przekażemy ją do naszego data protection lead

W skardze podaj:

• Twoje imię i nazwisko
• Email lub adres do korespondencji
• Której spółki WSW dotyczy skarga (Properties / Future / Gemini / Holding)
• Datę zdarzenia
• Opis problemu
• Co chcesz osiągnąć

2. Co się stanie po złożeniu skargi

1. Potwierdzenie odbioru w 30 dni — otrzymasz email z numerem referencyjnym (dzień zerowy = dzień po doręczeniu skargi do naszej skrzynki; weekendy i święta państwowe UK przedłużają termin do najbliższego dnia roboczego; doręczenie = timestamp serwera e-mail / formularza)
2. Sprawdzenie — typowo do 4 tygodni; sprawy złożone do 12 tygodni (poinformujemy o przedłużeniu)
3. Substantywna odpowiedź — w prostym języku polskim lub angielskim, z wyjaśnieniem decyzji
4. Twoje prawa po odpowiedzi:
   • Możesz złożyć skargę do Information Commissioner's Office (ICO) w UK: https://ico.org.uk/make-a-complaint/
   • Jeśli jesteś mieszkańcem Polski lub innego państwa UE, możesz także złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Polsce: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi (po Brexicie zakończył się mechanizm „One-Stop-Shop” — możesz wybrać organ UK lub UE)
   • Możesz wystąpić o sądowe środki prawne pod DPA 2018 s.167 lub Article 82 UK GDPR

3. Wykorzystanie sztucznej inteligencji w obsłudze skarg

W procesie obsługi skarg wykorzystujemy narzędzia oparte na sztucznej inteligencji (AI) do klasyfikacji zgłoszeń i przygotowania wstępnych propozycji odpowiedzi. Wszystkie ostateczne decyzje dotyczące skarg podejmuje wykwalifikowany pracownik z pełnym prawem do zmiany lub odrzucenia propozycji AI.

Twoje prawa dotyczące obsługi przez AI:

• Prawo do obsługi wyłącznie przez człowieka (nasza dodatkowa gwarancja): Możesz w każdej chwili zażądać, aby Twoja skarga została rozpatrzona wyłącznie przez człowieka, bez udziału AI. To nasza dobrowolna gwarancja poza wymogami ustawy.
• Prawo do ludzkiej weryfikacji decyzji (Article 22C UK GDPR — ustawowe): Niezależnie od powyższego, gdy decyzja w sprawie Twojej skargi ma istotny wpływ na Ciebie (np. odmowa usunięcia danych, odrzucenie żądania), masz ustawowe prawo do żądania znaczącej weryfikacji tej decyzji przez człowieka — niezależnie od tego, czy nasza procedura wykorzystuje AI. To prawo wynika z Article 22C UK GDPR.

4. Podstawa prawna

Niniejsza procedura realizuje obowiązek z Data Protection Act 2018 s.164A wprowadzonego przez Data (Use and Access) Act 2025 s.103, w mocy od 19 czerwca 2026.

5. Twoja prywatność w procesie skargi

Twoje dane przekazane w skardze przechowujemy w osobnym rejestrze, przez 6 lat od zakończenia sprawy. Nie używamy ich do innych celów (np. marketingu, oceny relacji biznesowej).

Ostatnia aktualizacja: 12 czerwca 2026

Administrator danych: WSW FUTURE LTD (nr spółki 10385768). Skargi dotyczące ochrony danych obsługuje centralnie dla grupy WSW spółka WSW Global Ltd.

---